Missachtung zieht empfindliche Strafen nach sich

Ab dem 1. Juli 2025 gilt für Unternehmen eine gesetzliche Verpflichtung zur Meldung elektronischer Kassensysteme und anderer elektronischer Aufzeichnungssysteme beim zuständigen Finanzamt. Diese Regelung betrifft unter anderem Registrierkassen, Kassenterminals sowie Taxameter und soll die Transparenz und Kontrolle im Steuerwesen weiter verbessern.

„Die Meldepflicht betrifft sowohl bestehende als auch neu in Betrieb genommene Systeme. Unternehmer, die die neuen Vorgaben nicht einhalten, riskieren empfindliche Strafen“, warnt Steuerberater Heiner Röttger von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft HLB Schumacher aus Münster. Gemäß der geltenden Abgabenordnung können Verstöße gegen die Meldepflicht mit einem Bußgeld bis zu 25.000 Euro geahndet werden. „Darüber hinaus können nicht gemeldete Kassensysteme im Rahmen von Betriebsprüfungen zu steuerlichen Mehrbelastungen oder Schätzungen führen“, so Röttger.

Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme müssen bis spätestens zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt gemeldet werden. Für nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme gilt eine Meldefrist von einem Monat ab der Inbetriebnahme des Systems. Auch die Abmeldung eines nicht mehr genutzten Systems muss innerhalb eines Monats erfolgen. Die Meldung neuer oder bestehender Kassensysteme hat ausschließlich digital beim zuständigen Finanzamt zu erfolgen.

„Die erforderlichen Angaben umfassen unter anderem die Art des Systems, dessen Seriennummer sowie das Datum der Inbetriebnahme oder Außerbetriebnahme“, erklärt Röttger. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, welche ihrer im Betrieb genutzten Kassensysteme unter die neue Meldepflicht fallen und welche Anschaffungen gegebenenfalls in nächster Zeit geplant sind, um die jeweiligen Fristen im Auge zu behalten. Für die digitale Meldung muss zudem sichergestellt sein, dass die erforderlichen technischen Mittel vorhanden sind.“